置き菓子サービス導入前に検討すべきこと・導入後の注意点

従業員が社内で自由に食べられる「置き菓子」。社員食堂やケータリングのように大きなコストをかけることなく、低予算＆省スペースで運用できる食事補助として昔から愛されていますが、出社価値の付与、採用活動におけるアドバンテージ、健康経営のポジティブな手段としてなど…近年では新たな価値を見出され、さらに人気を集めています。

昨今ではあらゆる特徴を持つ置き菓子サービスが複数展開されており、どのように選べばよいのか悩んだことのある人事・総務ご担当者さまも多いのではないでしょうか。ここでは導入前に考えておくべきポイントや選び方、効果的な運用方法についてご紹介します。

導入前に考えたい要検討事項と選び方

せっかく導入するからには多くの従業員に価値を感じてもらい、業務効率化やリフレッシュのために有効活用してほしいものです。知名度が高く導入実績の多いサービスをまず試してみるのもよいですが、自社にきちんと効果がもたらされるためには、課題の整理や従業員の事前ヒアリングなどの入念な検討作業を行うのが大切。ぜひ導入前に以下のようなことをじっくり考えてみてください。

まず自社の課題や目的を整理する

置き菓子の必要性を感じたできごとを振り返ってみましょう。「従業員があまり休憩をとっていなくて心配」「もっと自然な雑談をできる環境のほうが仕事しやすそう」「コンビニの味の濃いスナック菓子ばかり食べていて健康状態が心配」といった些細なきっかけがあるかと思いますが、その発端を整理し、置き菓子福利厚生を通じて解決したい課題・目的として据えることが大切です。

明確な目的を持たずにただ「置き菓子を導入したい」とだけ思って行動し始めると、サービスの選定基準がなく比較に時間がかかったり、導入後の利用率が思いがけず低かったり、自社とのミスマッチを感じてコストを無駄にしてしまうなど…総務・人事の大切なリソースの浪費につながってしまうかもしれません。

従業員の需要や希望をヒアリング

菓子類は好き嫌いが反映されやすいため、導入前に必ず従業員へアンケートを行い、どんな置き菓子をどのようなシーンで利用したいと思っているのか、現場の声を正しく把握しましょう。

賛成／反対、利用したい／利用したくないといった極端な二択設問ではなく「どのような状況下であったら利用するか」「どんな置き菓子があったら嬉しいか」「なぜ利用したくないと思うか」という具体的な掘り下げが大切です。サービスによっては本契約前にお試しのサンプル（試食品や無料体験）をもらえることもあるので、複数のサービスの置き菓子を従業員に食べ比べてもらい、実際にどう思ったかのモニタリングを行うのもいいですね。

利用人数・スペース・予算をもとに検討

アナログな有形サービスである置き菓子には、置き場や在庫管理の悩みがつきもの。従業員の人数が多ければ意外と費用もかさみます。長く無理なく利用を継続していくためにも、自社の規模感にマッチしたサービスを選ぶことが大切です。

想定利用人数やお菓子を設置できる社内スペースの広さ、月々かけられる金額などを整理したうえで、課題に合わせて選定していたサービスをさらに絞っていきましょう。初めて置き菓子を導入する場合は、はじめから豪華なサービスを選ぶのではなく、まずはシンプルな非電源型（専用冷蔵庫などの電気代がかかる大型什器を必要としない）のものから試してみるのもおすすめです。

設置場所や利用導線に工夫が必要

執務空間が広い大企業の場合は、おのずとオフィスカフェや休憩コーナーとして運用している共用スペースに置くことになりますが、広さにあまりゆとりがない場合は配置に工夫が必要です。

「一部の部署が独占することなく、多くの従業員が等しく利用しやすい場所」に設置することを前提に、社内全域のコミュニケーション活性化へとつなげたい場合は「複数の部署の人間が顔を合わせやすい／移動導線が重なる場所」に置くとよいでしょう。あらゆるチームの人間がふらっと立ち寄ることができ、そこに集まると何かいいことがあるマグネットスペースとして機能するよう、設置場所を何箇所かテストして所感をヒアリングするのもおすすめです。

音や匂いが気になるお菓子は避ける

食事はひとりで行うプライベートな行為ですが、休憩スペースではなく自身のデスクで食べる場合は、近隣従業員の業務を妨げてしまう食品を避ける必要があります。そのためにも、とくに音と匂いに細心の注意を払ってラインナップを選びましょう。

お菓子はカップラーメンや温めたお弁当ほどは悪影響がないように見えるものの、静かな業務中はとくに音（咀嚼音や袋の音など）がなかなか目立ち、同僚のストレスの種になってしまうことも。ひと口で食べられる小粒チョコレートや、硬くないソフトタイプの焼き菓子、小さな袋に入った食べ切りサイズのものなどが適しています。

管理・運用サポートの詳細をチェック

オフィスにおいて日々利用される消耗品の管理・補充は一般的に総務部などが担いますが、置き菓子のぶんまでそういった運用負担が生じると、バックオフィス部署にとっての著しい業務圧迫を招いてしまうことも。

製菓会社などが提供している置き菓子サービスはそれぞれ異なった運用形態をしており、たとえば「在庫管理・陳列・補充などすべての作業をおまかせできる」「並べるのだけは企業側でやる必要があるが、自社に合う商品を選んでくれる」「在庫がなくなったら都度注文する必要があるが、好きな商品を選べる」といった特色があるので、バックオフィス部署のリソースに合わせて望ましい形態を選ぶとよいでしょう。

導入後の注意点・やるべきこと

導入しておしまいではなく、当初の課題や目的を解決・達成するためにも、導入後にもさまざまな工夫が求められます。適切な利用継続により従業員が置き菓子の恩恵をしっかりと受けることができれば、業務生産性向上・離職率低下・従業員エンゲージメント向上などの嬉しい効果が得られるかもしれません。

利用者を増やす社内周知活動

せっかくコストをかけて従業員のために導入したのですから、届いたお菓子や什器をただ社内の空いているスペースに置くだけではなく、適切な社内周知を行って利用者を増やしましょう。設置場所の写真・推奨利用シーン・商品紹介などを「社内販促」という気持ちでわかりやすく盛り込み、利用を促す工夫が求められます。

社内交流の活性化を目的としている場合は、複数の部署のデスクに近いところや既存のオフィスドリンクコーナーに設置したり、とにかくたくさんの人に食べてほしい場合は各部署のチームごとに分配するなど、設置方法についても盛んに利用される手段を考える必要があります。

安定するまで在庫数や利用率を定期測定

事前アンケートの結果大多数が利用を希望していたとしても、実際に導入してみるとごく一部の従業員しか積極的に利用していない…というのはよくある話です。安定して捌けていくようになるまでは在庫状況を細かく把握しておくほか、お菓子の減りとは別に「利用率」を測るアンケートを行うとよいでしょう。

月々の想定利用量がきちんと捌けていたとしても、実際のところ一部の人間が大量に利用しているだけだった／一部の部署が独占状態にあった…ということがあってはなりません。そもそもお菓子が残りがちな場合は原因を突き止めたり、明らかに足りていない場合は入荷数を増やしたりと、細かなチューニングを続けましょう。

従業員からのフィードバックを得る

利用率や個数などの定量的な調査にとどまらず、味や満足度といった定性的な面について把握するために、従業員から定期的なフィードバックの機会を設けるとよいでしょう。「デスクに持ち帰って食べられる個包装のものが増えてほしい」「甘いものだけでなくしょっぱいものも欲しい」「咀嚼音が気になるので食べる際のルールを設けてほしい」など、これまで気づけていなかった課題が見つかるかもしれません。

このとき、置き菓子をほとんど利用していない従業員がいるとわかったら、平等性を保つために他のサービス（ガムなどの嗜好品・置きドリンク・オフィスコーヒーなど）の並行利用を検討するのがおすすめです。

効果が出ているかを随時チェック

しばらく運用してみたら、当初掲げていた目的が達成されているか、導入による好ましい効果が出ているかを確認しましょう。思うような成果が得られない場合はその原因が商材由来（＝サービスの選定に誤りがあった）なのか自社由来（＝導線などの社内提供方法がよくない）なのかを突き止め、メーカー担当者の助言・協力を仰いだり、設置方法を改めてみたりといった改善に働きかける必要があります。

他社の置き菓子で解決する可能性があれば、平行して新規サンプルを取り寄せるのもよいでしょう。最終的に「この目的は置き菓子では達成できない」という結論に至ったら、潔く別の福利厚生を検討するのも手段のひとつです。

人事・総務の悩みに寄り添うスナックミーオフィス

スナックミーがご提供するスナックミーオフィスは、申し込みから最短5日で届く法人向け置き菓子のサブスクリプションサービス。お仕事中のデスクや執務空間での喫食に適した、1人前食べきりサイズのコンパクトなおやつを毎月オフィスにお届けします。手間のかかる注文や運用をすることなく、届いたお菓子を専用BOXに詰めて休憩コーナーに置くだけでOK！という気軽さで、さまざまな業界・規模の企業さまにご愛顧いただいています。

導入費・月額利用料・送料などの商品以外の費用は一切発生せず、中小企業から大企業まで、会社ごとの規模やニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるのも嬉しいポイント。商品ラインナップは焼き菓子やチョコレート、ドライフルーツなどのカテゴリから常時100種類以上を取り揃えており、プロテインバーコース・ヴィーガンコース・おつまみコースなども活用すれば、多くの従業員さまに平等にお楽しみいただけます。