オフィスコーヒー導入前に知りたい、検討事項と導入形態の違い・選び方

ビジネスシーンに欠かせない、多くの社会人に愛される飲み物といえばコーヒー。さまざまなメーカーが法人向けのオフィスコーヒーサービスを提供しています。中小企業でも手軽に使えるドリップコーヒーやコーヒーマシンから、ホテルやレストランにも導入されている本格的な業務用サーバーまで、ニーズごとに選択肢はさまざま。導入前にぜひ知っておきたい重要なポイントを、事前の検討事項、規模に合わせて選べる導入形態を中心にご紹介します。

導入前にまず検討すべきポイント

どれくらいの従業員が利用するか

まず初めに行うべきなのが、社内でのヒアリング。せっかく従業員のために導入したコーヒーがさほど飲まれなかったら、時間もコストも無駄になるばかりか「現場の声を聞かない」「福利厚生が不平等だ」というネガティブな印象を持たれてしまう可能性があります。事前に「福利厚生としてコーヒーを導入しようと思っているが、どう思うか」という旨の社内アンケートを行うことをおすすめします。

積極的に利用したいという人数、あれば利用したいという人数をおおまかに把握したうえで、今後の参考として意見を述べられる自由記入欄も設けておくとよいでしょう。同時に、コーヒーが苦手なので不要であるという人数ももれなく計上し、その割合が全社員数に比べ大きいようなら、オフィスコーヒーの導入は見送ってバリエーション豊富なドリンクサービスを用意したほうが得策かもしれません。

適切な設置場所はあるか

音と匂い、機器によっては振動に配慮した設置場所を選ぶ必要があります。コーヒーサーバーは抽出音や機械音が鳴りますし、自動販売機はよく聞くと気になるモーター音を常に発しています。同時に少なくない振動も発生するので、執務スペースからは一定の距離をとるとよいでしょう。少人数オフィスでコーヒーミルを導入した場合なども、自宅やカフェでは気にならないものの業務中は耳につく音が立ってしまいます。同時に、コーヒースぺ－スに近い位置にデスクがある社員の中に、コーヒーの匂いが苦手な者がいないかも気に掛けるべきです。

また利用時は頻繁に、マイカップや機器のパーツを洗浄したり、使い捨てカップやフィルターのごみを捨てたりすることになるので、社屋のごみ捨て場や給湯室からほどよく近いと便利に使えます。そのほか従業員同士のコミュニケーションが発生しやすくなるための工夫として、あえて複数の部署デスクを通過する必要がある徒歩導線を組んだり、置き菓子や軽食と一緒に設置するのもおすすめです。

規模感・コストに懸念はないか

利用者数やオフィスの広さ、月々～年間の予算に見合うコーヒーサービスを導入する必要があります。張り切って豪華なものを選んでコストがかさんでしまったり、利用人数をはるかに下回る小規模なものを選んで従業員から不満が出たりしてはいけないので、ここは特に慎重に検討しましょう。

コーヒーサーバーのリース・レンタルなどを導入する際は、メーカー担当者があらかじめ細かいヒアリングをしてくれるので、利用人数のほかにも「オフィスコーヒーで解決したい課題」などを率直に伝えるとよいですね。利用規模の見通しが立ちづらい場合は、まずは小さく始めて徐々に拡大していくのがおすすめです。また自動販売機などの大型機器の場合は、コーヒー代のほかに月々の電気代もかかるので、消費電力量とあわせて忘れずに確認しましょう。

管理・運用方法に懸念はないか

福利厚生を長く有効的に活用し続けるためには、その管理・運用方法という維持の面にも注意を払う必要があります。小規模なもの（家庭用コーヒーメーカーや小型コーヒーサーバーなど）の場合は、粉の補充や水の交換を誰がどのように行うのか。大規模なもの（業務用コーヒーサーバーや自動販売機など）の場合は、メーカーがどれくらいの頻度で補充や点検を行ってくれるのかをあらかじめ握っておきましょう。

特に注意が必要なのは、社内で補充や清掃の必要がある場合です。その維持方法としてもっとも望ましいのは「この量より減ったら最後に使った人が補充する」「使ったら必ずダスターで拭く」「毎週〇曜日に利用者が持ち回りで清掃する」といった利用者参加型ルールを定めておくこと。バックオフィス部署で対応を完結するよりも、利用者のマナーが向上して誰もが気持ちよく使えるようになるでしょう。またその一方で、たとえば「席が近いから」といった機械的な理由でオフィスコーヒーの利用有無を問わず強制的に当番を決めてしまうのは、従業員からの不満発生のもとになるので控えるべきです。

オフィスコーヒーの各種導入形態と選び方

ドリップコーヒーやインスタントコーヒーを購入

もっとも手軽で、購入経路さえ確保できれば今日にでも始められるのがこの形態です。従業員の人数が少なくても多くても、合う量の商品を購入して設置するだけで簡単にオフィスカフェに。最低限湯沸かし器（電気ケトルや熱湯の出るウォーターサーバーなど）さえあれば、コーヒーを淹れる機器を用意することなく提供できます。コーヒーが飲めない従業員用に、紅茶や日本茶のティーバッグも併せて用意するのがおすすめです。

使い捨ての紙コップやマドラー、コーヒーシュガーやポーションミルクなどを添えると、セルフサービス式のバイキングのようになりますね。他の形態に比べて細かいごみが出やすい点と、淹れる手間が多少かかる点、商品のセレクトによってはクオリティが物足りない場合もある点などに注意が必要です。ただし部署単位・チーム単位など小規模から始められる利点が大きいので、大規模なオフィスコーヒーを導入する前のテスト導入として試してみるのもいいでしょう。

家庭用コーヒーメーカーやミルを購入

オフィス・営業所が小規模であったり、少人数のコーヒー愛飲者のためにささやかに提供する場合は、家庭用のキットを揃えるのが手軽でよいでしょう。洗い物に便利で冷蔵庫も近い給湯室の一角など、小規模スペースで運用することもできます。豆にこだわったり、ハンドドリッパーを導入したりと柔軟なカスタマイズ性に優れており、自宅のようにくつろいだ気分を味わえるでしょう。コーヒーメーカーも安価なものからプロ御用達のものまで幅広く流通しているので、クオリティを自在に選べる魅力があります。

注意すべきポイントとしては、他のあらゆる形態と異なり「複数人分のコーヒーを淹れる人」がまず必要となる点です。基本的に自分の飲む一杯だけではなく一定量をまとめて淹れることになるので、一部のスタッフに負担が偏りやすく人任せになりやすいという傾向を把握しておく必要があるでしょう。利用意向を確認せず、新人に「毎朝コーヒーを淹れる仕事」を強制するのも避けたほうが好ましいです。

コーヒーサーバーを購入・レンタル・リース

オフィスコーヒーと聞くとまずこれを思い出す人が大多数かと思われます。飲料メーカーやコーヒー会社が提供するサーバー（マシン）を、ニーズに合わせて購入・レンタル・リースして設置する形態です。なにより魅力的なのは、カフェやコーヒーショップで提供されるものと遜色ない本格的なコーヒーが、ボタンを押すだけで一杯ずつ簡単に抽出できるところ。ブラックコーヒーだけでなく、多くの場合カプチーノやエスプレッソ、ココアや抹茶ラテなどの豊富なバリエーションを楽しむことができます。

業者や機器ごとに利用方法と契約形態が細かく異なるので、検討時は悩むポイントが多いかもしれません。複数台リースの可否、リース費用の有無、契約期間の縛りの有無、タンク給水型なのか水道直結式なのか…などの細かい項目をヒアリング時にしっかりと把握するとよいでしょう。大手企業や外資系企業、ホテルなどの導入実績も多いため華やかに感じますが、自社の規模感にマッチするかどうかをよく検討する必要があります。

自動販売機を契約

コーヒー以外のドリンクにも多くの需要がある場合や、総務部などのバックオフィスが忙しく管理が困難な場合は自動販売機の契約が手軽でおすすめです。コーヒーに特化したカップ型自販機のほか、街中で見かける各飲料メーカーの自販機、複数のメーカー商品をまとめてラインナップできるコンビ型自販機などさまざまな選択肢から選べます。

お菓子やカップラーメンなどの軽食を購入できる自販機を取り扱っているメーカーも多いので、併せて設置すれば充実したオフィスカフェコーナーができるでしょう。管理・補充をメーカーに一任できる点も大きな魅力です。本格コーヒーを求める従業員からすると味のクオリティが低く感じる点と、カップ式自販機の場合は電気代に加え水道代もかかる点などがデメリットといえます。

手軽な本格コーヒーはスナックミーオフィスで

からだにやさしいナチュラル素材の置き菓子が届くスナックミーオフィスでは、法人向けドリンクコースもお取り扱い中です。お菓子に合うように厳選された、香り高くジューシーなうまみが楽しめる特製コーヒーを手軽なティーバッグ型でご用意しています。電気代のかかる大きなマシンを置くことなく、省スペースで手軽にカフェクオリティの味をお楽しみいただけます。

コーヒー以外のラインナップも、カフェインを99.9%カットしたデカフェコーヒーに、茶葉から厳選した日本茶・紅茶・中国茶・ハーブティーなどバリエーション豊か。すべて添加物を使わず、従業員さまの健康状態に十分に配慮したものだけをご用意しています。コンビニや量販店では流通していないこだわりのオリジナルドリンクの数々は、コミュニケーションの機会創出にもぴったり。従業員想いの福利厚生で、他にはない出社価値を生み出すお手伝いをいたします。